Форс-мажоры: как руководителю реагировать и действовать в такой ситуации

В работе руководителя намного больше сложных и непредсказуемых задач, чем у линейных сотрудников. Менеджеру необходимо спокойно реагировать в ситуации, когда “все пошло не по плану”. А еще важно сохранить эффективность коллектива, не допустить “ненужных” эмоциональных волнений.

Алена Романова, маркетолог, консультант по маркетинговым стратегиям и коммуникациям, в прошлом – начальник отделов рекламы и продвижения бренда в банковской сфере, поделилась, как руководителю сохранить внутреннее равновесие и контроль над коллективом в ситуации форс-мажора.

Какие ситуации для руководителя являются форс-мажорными

Управляя коллективами, я периодически сталкивалась с непредвиденными ситуациями, в которых мне приходилось совладать со своими эмоциями и принимать экстренные меры.

Болезнь, саботаж или увольнение ключевого сотрудника во время важного проекта, поломка техники, отказ от сотрудничества контрагентов или партнеров, срыв сроков поставки рекламной продукции или значительное ухудшение ее качества, замена локации для проведения мероприятия и т.д. – все это может нарушить существующие планы и негативно отразиться на результате работы. Это и есть форс-мажоры, с которыми сталкиваются руководители.

Расскажу об одном из своих кейсов.

За час до начала корпоративного мероприятия “День детей” для сотрудников банка, менеджер ивент-агентства сообщила мне о том, что машина с горячей кукурузой попала в аварию, поэтому не сможет довезти товар на праздник. Несмотря на то, что в ту сентябрьскую субботу Минск праздновал “День города”, у нас все получилось, дети и их родители остались довольны.

Что помогло оперативно решить задачу:

1. Собранность. Как руководитель отдела продвижения бренда и менеджер данного проекта, я сохраняла спокойствие и транслировала это состояние всей команде, т.к. понимала, что мои негативные эмоции усугубят ситуацию.

2. Доверие коллективу. В критической ситуации важно уметь услышать разные мнения для принятия наиболее эффективного решения. Я оперативно собрала команду и провела мозговой штурм. Лучшую идею выбрали мгновенно и попробовали реализовать ее.

3. Смелость. План взять в аренду на 3 часа оборудование и выкупить необходимое количество лакомства выглядел абсурдно и рискованно, но мы решились. Все получилось.

4. Вера в себя. Владелец торговой точки удивился нашему предложению. Увидев подтверждающие документы, убедившие его в том, что мы сотрудники банка, согласился на сделку. У него еще никто не выкупал сразу 300 порций горячей кукурузы.

Как руководителю управлять собой, чтобы не потерять контроль над ситуацией при форс-мажоре 

Попадая в чрезвычайные ситуации, опытный руководитель не всегда может их предвидеть и совладать с собой. Важно эти качества развивать, чтобы принимать рациональные решения и управлять командой.

Поделюсь своими способами совладания и рекомендую их практиковать всем руководителям.

1. Осознать факт произошедшего, признать и принять его. Все самое страшное уже случилось. Фокус внимания теперь стоит направить на решение проблемы, а не на поиски виновных. Ответственность за взятые на себя обязательства никто не отменял.

2. Дышать. Позволить себе прожить момент. Мне помогают практики, которые приводят нервную систему в состояние равновесия. Например, медитация или глоток воды.

3. Дать себе время на то, чтобы успокоиться и продумать варианты устранения последствий. Спешка и суета в такой ситуации могут усугубить ситуацию и увеличить количество ошибок.

4. Рационализировать факторы стресса. На бумаге прописать, что именно может произойти в худшем случае развития событий. Например, срыв сроков проекта, невозможность быстро найти замену сотруднику, значительное ухудшение качества услуги и т.д. Важно принять решение о том, как поступить в случае наступления такой ситуации.

5. Сообщить как можно быстрее о случившемся тем, на кого могут повлиять последствия произошедшего. Необходимо предложить план решения проблемы, установить условия и сроки реализации. В случае, если договориться не удастся, необходимо обсудить условия прекращения сотрудничества. 

Как руководителю управлять коллективом в ситуации форс-мажора 

Один из важных профессиональных навыков руководителя – управление командой в ситуации форс-мажора. Если в коллективе присутствует доверие, то это сделать гораздо проще. Многое зависит от масштаба бизнеса, но есть и универсальные способы коммуникаций.

Мои рекомендации для руководителей:

1. Позаботиться о команде, ее целостности.

Сохранение спокойствия, открытое обсуждение проблемных моментов и предложение вариантов решения ситуации помогут сохранить здоровую атмосферу в коллективе. Фраза: “Мы – семья, давайте потуже затянем пояса”, – худшее, что может сделать руководитель в стрессовой ситуации.

2. Сохранить репутацию компании.

Важно изначально сформировать коллектив и распределить роли между сотрудниками таким образом, чтобы они могли оперативно заменить друг друга в непредвиденных ситуациях. Если информация о форс-мажоре вышла за пределы компании, необходимо признать случившееся и показать, какие меры принимаются для устранения последствий.

3. Организовать работу, учитывая приоритетность задач.

Для эффективного устранения последствий ситуации необходимо определить сроки, назначить ответственных и убедиться в том, что они готовы выполнять план.

4. Мотивировать сотрудников к активной деятельности.

Важно учитывать индивидуальные особенности и реакции каждого. Для успешной мотивации могут применяться как материальные, так и нематериальные способы поощрения. К материальным стимулам относятся премии или оплата времени, которое сотрудник проводил на рабочем месте в ходе устранения последствий форс-мажора. Нематериальные стимулы – предоставление выходного дня или обучение за счет компании. Метод – “Ты — молодец, жму твою руку”, не работает.

5. Контролировать ход работы и оперативно реагировать на изменения.

В условиях форс-мажора руководителю важно быть спокойным, четким и последовательным, чтобы минимизировать последствия произошедшего и сохранить дружескую атмосферу в коллективе.

От форс-мажоров не застрахован никто. Воспринимайте их как зоны развития и роста, как бесценный опыт, который позволит вам стать профессиональнее и успешнее.

Изображение: Unsplash